Format på importfila

Format for import i Mikromarc 2

Denne siden tar for seg formatet på lånerimportfiler. Feltene som er nevnt under er forslag til felter som kan være med. Alle feltene MÅ ikke med.

Generelt om lånerimport finner du under Lånerimport fra administrative systemer under Brukerstøtte og konsulenttjenester. Det er også spesifikke sider om lånerimport i Mikromarc 2 og lånerimport i Mikromarc 3.

Fødselsdato:	Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅ eller ÅÅ.MM.DD eller MM.DD.ÅÅ. Pass på å hake av hvilket alternativ du bruker under Datoformat i Import-programmet. Følgende fungerer ikke: 1190 (Når 0 mangler i 01 for januar) 010190 (Denne kan konverteres til rett format i Excel) 01011990 (Denne kan konverteres til rett format i Excel) 01.01.1990 (Denne kan konverteres til rett format i Excel)
Fødselsnummer:	Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 01019023344 Følgende fungerer ikke: 010190 23344 (med mellomrom i midten) 010190-23344 (med bindestrek i midten) 010190 og 23344 i to ulike felt
Navn	Her er det flere muligheter som fungerer i Mikromarc 2: Etternavn, Fornavn Fornavn og etternavn i hvert sitt felt. Her må du velge om: - Navn er i ett eller to felter, og om Etternavn kommer først (MM2) - Navn er i ett felt eller om Fornavn og Etternavn er i to felter (MM3) (Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt)
Postnummer/poststed	I Mikromarc 3 kan disse to stå i hvert sitt felt, eller sammen i ett. I Mikromarc 2 må de være i hvert sitt felt.
Elevnummer i administrasjonssystemet	Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste import, i stedet for eller i tillegg til personnummer. Nummeret importeres da til Local_key, eventuelt som strekkode/lånernummer.
Kjønn	Skal stå som M for han og F for hun.
E-post	Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
Mobilnummer	Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder.
Strekkode	Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.

Avhaking på lånere etter en import i Mikromarc 2

Følgende kan gjøres, men det blir kun gjort om du spesifikt ber om det:

Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)

E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.

SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.

Detaljer ved eksport fra administrasjonsprogrammet

• Tegnsett = ANSI
• Hver låner skal bestå av én linje
• Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.

Noen eksempler på korrekt format

Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost

Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no

Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed

Hansen;Hans;1B;01.01.90;Minvei 56;1414;Minkommune

Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner. Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:

Etternavn, Fornavn	Født	Unikt nummer i adm.systemet	E-post	Mobil	Fødselsnummer	Adresse	Postnummer	Poststed
Hansen, Hans	01.01.90	1234	meg@her.no	12121212	010190223344	Minvei 1	3333	Minkommune
Hansen, Lise	02.02.90	1235	deg@her.no		020290334455		4444	Denkommunen
Hansen, Janne	03.03.90	1236		12121213	030390334455	Minvei 2	3333	Minkommune

(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)