Ryddefunksjonalitet for tapte eksemplarer

Om du ønsker å rydde i katalogen og fjerne tapte eksemplarer, kan det fra og med Mikromarc 3 versjon 6.75 gjøres på en litt enklere måte.

Dette har vært spesielt etterspurt fra skolebibliotekene for å enklere kunne slette elever som har sluttet, men har lån/erstatningskrav knyttet til seg som er for gamle til at de kan kreves inn.

Funksjonaliteten er også fin å ha når man har gått gjennom lærebøker som er utlånt, men som skolen ikke ønsker å få tilbake. Vi tar for oss dette siste punktet først:

Masseendring av eksemplarer på en post fra "Utlånt" til "Tapt utlån"

• Gå til Katalog.
• Søk opp en post der eksemplarer er utlånt og/eller purret, men ikke ønskes innlevert. Dette kan for eksempel være en lærebok som er gått ut på dato.
• Gå til fanekortet F2 Eksemplar
• Rett ovenfor trefflista over eksemplarer ser du noen symboler. Skal du kun rydde i egen enhet/skole, og er i en fellesbase?
  Sørg for at den første er markert: "Vis bare eksemplarer i pålogget enhet og dens avdelinger"
  
  
• Klikk i lista over eksemplarer og trykk så Ctrl+A for å merke alle.
• Høyreklikk så i trefflista og velg Endre fra menyen som kommer opp. (Hurtigtast: CTRL+E)
• I vinduet som kommer opp velger du Eksemplarstatus: Tapt utlån. Klikk så på Endre eksemplarene.
  
  
• Om du ser at noe ikke stemmer har du nå anledning til å klikke på "Angre endring". Ellers avslutter du med Lagre. Systemet vil da endre de eksemplarene som har en status som kan masseendres: Utlånt, Purring sendt,etc.
  
  
• Eksemplarene vil nå ha fått status Tapt utlån, som gjør at de havner i meldingsjobben for Erstatningskrav. Du må derfor gå gjennom et steg til for å bli helt kvitt dem:

Massesletting av eksemplarer med eksemplarstatus "Tapt Utlån" i Katalog > Eksemplarer

• På en større skala kan du under Katalog > Eksemplarer søke opp alle eksemplarer med eksemplarstatus "Tapt utlån" og velge en dato på låners forfallsdato.
• Velg deretter "Slett valgte" og derunder "Slett utlån som er helt gitt opp. " Dette valget er KUN aktivt om du har søkt opp eksamplarene både med eksemplarstatus "Tapt Utlån" OG det er valgt en siste forfallsdato for låners lån. Dette er for å unngå at man ved en feiltagelse sletter eksemplarer som nylig har blitt kjørt erstatningskrav på. Eksemplarene blir satt til eksemplarstatus "Tapt", fjernet fra sin tidligere låner og merket kassert. Gebyrer i forbindelse med eksemplarene blir slettet samtidig.
• Klikk på "Slett eksemplarene" over listen med eksemplarer.
• Avslutt med "Lagre".

Sletting av enkelteksemplarer med eksemplarstatus "Tapt utlån" fra Låners lån

• Gå til Låners lån.
• Klikk en gang på linja for det eksemplaret som du har gitt opp å få tilbake.
• Klikk på Eks.-detaljer for å få opp eksemplardetaljene.
• Endre status fra "Tapt utlån" til "Tapt". Du får da følgende informasjon: "Hvis du gjennomfører dette, vil du fjerne lånet fra låneren, og miste muligheten til å finne ut hvem som lånte eksemplaret. Alle gebyrer vil også bli nullstilt." Hvis eksemplaret var siste eksemplar på posten vil du også få opp spørsmål om hvorvidt du ønsker å slette (kassere) posten.

---

Relevant artikkel: Sletting av ebøker