Format på importfila
Eksport fra eksterne systemer (SATS, IST, etc) for bruk i lånerimport i Mikromarc 2.
Om høsten vil lånerimporter foretas i den rekkefølgen dataene kommer inn.
Tips
- Hvis du skal foreta lånerimport selv anbefaler vi på det sterkeste å lese hjelpeteksten 'Utveksle lånerdata' som du finner under Hjelp i Utlånsmodulen. Du får den også opp ved å trykke F1 mens du står inne på Lånerimport i Utlånsmodulen.
- Hvis du skal foreta importen selv anbefaler vi på det sterkeste å teste med en fil med noen få lånere før du importerer alle.
- For at vi skal kunne overskrive tidligere registrerte lånere med nye fra ei fil må lånerne både finnes begge steder og ha nøyaktig samsvar på en av følgende punkter:
- fødselsnummer
- strekkode/lånekortnummer
- lokal nøkkel
- fødselsdato og navn. Da flere kan ha samme fødselsdato og liknende navn må det være samsvar mellom navnet i lånerregisteret og fila.
Hvis lånerne du har registrert på forhånd ikke har noen av disse punktene kan vi ikke overskrive. Vi vil i så fall anbefale å slette alle elever som ikke har lån, før de nye listene importeres.
Format på data i importfila
Her følger hvordan det enkelte felt må være formatert for at det skal fungere i lånerimport. Du trenger IKKE ha med alle feltene i din import, men merk deg det som står om de feltene du ønsker å importere.
| Fødselsdato: | Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅÅÅ i Mikromarc - Eksempel: 01.01.1990
Følgende fungerer ikke:
| |
| Fødselsnummer: | Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 010190223344
Følgende fungerer ikke:
| |
| Navn | Her er det flere muligheter som fungerer:
(Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt) | |
| Postnummer/poststed | Disse to skal i utgangspunktet stå i hvert sitt felt.
Hvis de står i samme felt vil de bli importert sammen inn i ruta for poststed. Hvis dere tenker benytte felles lånekort en gang vil dere i så fall få feilmelding siden postnummeret ikke er plassert på korrekt sted. | |
| Elevnummer i administrasjonssystemet |
Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste år, i stedet for eller i tillegg til personnummer. Nummeret importeres da til Local_key, eventuelt som strekkode/lånernummer. | |
| Kjønn | Skal stå som M for han og F for hun | |
| E-post | Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
| |
| Mobilnummer | Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder. | |
| Strekkode | Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.
| |
Avhaking på lånere ved import
Følgende kan gjøres, men det blir ikke gjort om du ikke spesifikt ber om det:
Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)
E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.
SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.
Detaljer ved eksport fra administrasjonsprogrammer
- Tegnsett = ANSI
- Hver låner skal bestå av én linje
- Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.
Noen eksempler på oppsett som vil gå greit å importere
Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost
Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no
Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed
Hansen;Hans;1B;01.01.1990;Minvei 56;1414;Minkommune
Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner.
Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:
| Etternavn, Fornavn | Født | Unikt nummer i adm.systemet |
E-post | Mobil | Fødselsnummer | Adresse | Postnummer | Poststed |
| Hansen, Hans | 01.01.1990 | 1234 | meg@her.no | 12121212 | 010190223344 | Minvei 1 | 3333 | Minkommune |
| Hansen, Lise | 02.02.1990 | 1235 | deg@her.no | 020290334455 | 4444 | Denkommunen | ||
| Hansen, Janne | 03.03.1990 | 1236 | 12121213 | 030390334455 | Minvei 2 | 3333 | Minkommune |
(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)
