Format på importfila
Eksport fra eksterne systemer (SATS, IST, etc) for bruk i lånerimport i Mikromarc 2.
Om høsten vil lånerimporter foretas i den rekkefølgen dataene kommer inn.
Tips
Hvis du skal foreta lånerimport selv anbefaler vi på det sterkeste å lese hjelpeteksten 'Utveksle lånerdata' som du finner under Hjelp i Utlånsmodulen. Du får den også opp ved å trykke F1 mens du står inne på Lånerimport i Utlånsmodulen.
Hvis du skal foreta importen selv anbefaler vi på det sterkeste å teste med en fil med noen få lånere før du importerer alle.
For at vi skal kunne overskrive tidligere registrerte lånere med nye fra ei fil må lånerne både finnes begge steder og ha nøyaktig samsvar på en av følgende punkter:
- fødselsnummer
- strekkode/lånekortnummer
- lokal nøkkel
- fødselsdato og navn. Da flere kan ha samme fødselsdato og liknende navn må det være samsvar mellom navnet i lånerregisteret og fila.
Hvis lånerne du har registret på forhånd ikke har noen av disse punktene kan vi ikke overskrive. Vi vil i så fall anbefale å slette alle elever som ikke har lån, før de nye listene importeres.
Format på data i importfila
Følgende er viktig å merke seg, uansett om vi eller du skal gjøre importen:
(Du må ikke ha med alle disse feltene!)
| Fødselsdato: | Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅÅÅ i Mikromarc - Eksempel: 01.01.1990
Følgende fungerer ikke:
| |
| Fødselsnummer: | Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 010190223344
Følgende fungerer ikke:
| |
| Navn | Her er det flere muligheter som fungerer:
(Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt) | |
| Postnummer/poststed | Disse to skal i utgangspunktet stå i hvert sitt felt.
Hvis de står i samme felt vil de bli importert sammen inn i ruta for poststed. Hvis dere tenker benytte felles lånekort en gang vil dere i så fall få feilmelding siden postnummeret ikke er plassert på korrekt sted. | |
| Elevnummer i administrasjonssystemet |
Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste år, i stedet for eller i tillegg til personnummer. Nummeret importeres da til Local_key, eventuelt som strekkode/lånernummer. | |
| Kjønn | Skal stå som M for han og F for hun | |
| E-post | Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
| |
| Mobilnummer | Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder. | |
| Strekkode | Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.
| |
Avhaking på lånere ved import
Følgende kan gjøres, men det blir ikke gjort om du ikke spesifikt ber om det:
Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)
E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.
SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.
Detaljer ved eksport fra administrasjonsprogrammer
- Tegnsett = ANSI
- Hver låner skal bestå av én linje
- Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.
Noen eksempler på oppsett som vil gå greit å importere
Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost
Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no
Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed
Hansen;Hans;1B;01.01.1990;Minvei 56;1414;Minkommune
Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner.
Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:
| Etternavn, Fornavn | Født | Unikt nummer i adm.systemet |
E-post | Mobil | Fødselsnummer | Adresse | Postnummer | Poststed |
| Hansen, Hans | 01.01.1990 | 1234 | meg@her.no | 12121212 | 010190223344 | Minvei 1 | 3333 | Minkommune |
| Hansen, Lise | 02.02.1990 | 1235 | deg@her.no | 020290334455 | 4444 | Denkommunen | ||
| Hansen, Janne | 03.03.1990 | 1236 | 12121213 | 030390334455 | Minvei 2 | 3333 | Minkommune |
(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)
