Format på importfila

FORMAT

Fødselsdato:	Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅÅÅ eller ÅÅÅÅ.MM.DD eller MM.DD.ÅÅÅÅ. Pass på å hake av hilket alternativ du bruker under Datoformat i Import-programmet. Følgende fungerer ikke: 1190 (Når 0 mangler i 01 for januar) 010190 (Denne kan konverteres til rett format i Excel) 01011990 (Denne kan konverteres til rett format i Excel)
Fødselsnummer:	Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 01019023344 Følgende fungerer ikke: 010190 23344 (med mellomrom i midten) 010190-23344 (med bindestrek i midten) 010190 og 23344 i to ulike felt
Navn	Her er det flere muligheter som fungerer: Etternavn, Fornavn Fornavn og etternavn i hvert sitt felt. Her må du velge om: - Navn er i ett eller to felter, og om Etternavn kommer først (MM2) - Navn er i ett felt eller om Fornavn og Etternavn er i to felter (MM3) (Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt)
Postnummer/poststed	Disse to skal stå i hvert sitt felt.
Elevnummer i administrasjonssystemet	Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste import, i stedet for eller i tillegg til personnummer. Nummeret importeres da til Local_key, eventuelt som strekkode/lånernummer.
Kjønn	Skal stå som M for han og F for hun.
E-post	Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
Mobilnummer	Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder.
Strekkode	Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.

AVHAKING PÅ LÅNERE VED IMPORT

Følgende kan gjøres, men det blir ikke gjort om du ikke spesifikt ber om det:

Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)

E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.

SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.

DETALJER VED EKSPORT FRA ADMINISTRASJONSPROGRAMMER

• Tegnsett = ANSI
• Hver låner skal bestå av én linje
• Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.

NOEN EKSEMPLER PÅ OPPSETT SOM VIL GÅ GREIT Å IMPORTERE

Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost

Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no

Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed

Hansen;Hans;1B;01.01.1990;Minvei 56;1414;Minkommune

Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner. Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:

Etternavn, Fornavn	Født	Unikt nummer i adm.systemet	E-post	Mobil	Fødselsnummer	Adresse	Postnummer	Poststed
Hansen, Hans	01.01.1990	1234	meg@her.no	12121212	010190223344	Minvei 1	3333	Minkommune
Hansen, Lise	02.02.1990	1235	deg@her.no		020290334455		4444	Denkommunen
Hansen, Janne	03.03.1990	1236		12121213	030390334455	Minvei 2	3333	Minkommune

(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)