Forberedelser til MM3-overgang

Dette er en oversikt over hva du kan gjøre for å forberede overgangen fra Mikromarc 2 til Mikromarc 3. En rekke av punktene vil være en fordel å ha utført for Mikromarc 2 uansett, så det det er bare å sette i gang selv om det er en stund til en eventuell overgang!

Denne siden oppdateres fortløpende etterhvert som vi gjør oss nye erfaringer med Mikromarc 3-overganger, så kom gjerne igjen senere.

Sjekk systemkrav

Sjekk at PC-ene som skal kjøre Mikromarc 3 oppfyller systemkravene som finnes på Systemkrav og -anbefalinger for Mikromarc 3 Det er kun det som står i seksjonen Klient som er aktuelt hvis du skal bruke MM3 på Sentraldrift.

Se under hvis du finner at maskinen(e) mangler Microsoft .Net 2.0.

Installer Microsoft .Net 2.0

Hvis Microsoft .Net 2.0 ikke er installert, anbefaler vi at det gjøres i god tid før Mikromarc 3-installasjonen.

Microsoft .Net 2.0 og andre manglende komponenter kan installeres via Windows Update eller Microsoft Update:

1. Gå inn på Windows update.
   Du kan alternativt se etter en snarvei på din maskin under Start - Alle programmer - Windows Update eller Start - Windows Update.
2. Installer eventuelle tilleggskomponenter som foreslås, følg instruksjonene som kommer opp på skjermen.
3. Trykk Egendefinert når velkomstsiden kommer opp.
4. Trykk på Programvare, valgfrie under Velg etter type
5. Kryss av for .NET 2.0 og eventuelle andre ønskede komponenter på listen og trykk på Se gjennom og installer oppdateringer.
6. Trykk på knappen med Installer oppdateringer og vent til nedlastingen og installasjonen er ferdig.

Merk: Valgene over kan avvike noe i forhold til hvilke komponenter som er installert, og om du kjører Windows- eller Microsoft Update

Installasjonsfilen for .NET 2.0 kan eventuelt hentes ned direkte fra Microsoft download center sammen med norsk språkpakke for .NET

Rydding i materialtyper/kontrollfelter

Noe av det viktigste i forbindelse med overgangen til Mikromarc 3 er å rydde opp i og ha oversikt over materialtypene. Det kan være uregelmessig bruk av generell materialbetegnelse (GMB) i 245$h i enkelte poster. I tillegg er det ofte, særlig hvis postene er hentet fra uatoriserte kilder, manglende informasjon i kontrollfeltene (000, 007 og 008). Disse feltene brukes for å bestemme materialtypen i MM3, og er i tillegg viktige for statistikken.

• Uregelmessig bruk av GMB kan sjekkes slik i autoritetsregisteret
  1. Åpne MM2 Katalog
  2. Velg menyen Katalogisering > Nytt autoritetsvindu
  3. Trykk på kartotek-ikonet (Velg autoritetstype)
  4. Velg linjen MAT - Generell materialgbetegnelse og trykk OK, så vises en liste over alle brukte materialtyper.
  5. Materialtypene kan slås sammen og/eller slettes ved å høyreklikke på termene.
     MERK: Det må utvises stor forsiktighet her, siden endring i en term kan påvirke mange bibliografiske poster. Konferer med hjelpen (Trykk F1) eller brukerveiledningen for flere detaljer.

• Materialbetegnelse (GMB) kan f.eks søkes opp slik:
  • Video: MA = videogram
  • Poster uten verdi i 245$h, f.eks bøker: Title_marc_id > 1 and not ma = %

• Eksempel på søk for uoverensstemmelser mellom GMB og kontrollfeltene:
  • Lydopptak (musikk og ikke musikk): MA = lydopptak and not ((000_06 = j or 000_06 = i) and 007_00 = s)
  • Video: MA = videogram and not (000_06 = g and 000_07 = m and 007_00 = v)
  • Bøker: Title_marc_id > 1 and not ma = % and not 000_06 = a and 000_07 = m

• Sjekk om kontrollfelter mangler statistikkbærende informasjon (dette er ikke viktig for selve overgangen til MM3, men er viktig for å få riktig statistikk)
  • Titler uten skjønnlitterær kode: Title_marc_id > 0 and not 008_SKJ_KODE = %
  • Titler uten intellektuelt nivå: Title_marc_id > 0 and not 008_INT_NIV = %
  • Titler uten språkkode: Title_marc_id > 0 and not 008_SPR_KODE = %
  • Titler uten nynorsk- eller bokmålskode: Title_marc_id > 0 and not 008_SPR_KODE = nob and not 008_SPR_KODE = nno

Over er det angitt en del kombinasjonssøk. Disse kan igjen kombineres med hverandre. Søkekommandoen Title_marc_id > 0 gir treff på alle poster, og kan gjerne kombineres med kommandoer som skal søke opp felter som er tomme. Se Søking i Mikromarc 2, brukerveiledningen eller hjelpesystemet for mer informasjon vedrørende søking. Hjelpesystemet i Mikromarc 2 startes ved å trykke F9 i f.eks søkebildet (F9) i katalogprogrammet.

Det kan være en fordel å reindeksere databasen hvis søkene over ikke fungerer som de skal. Dette gjøres vha programmet Mikromarc Initiell Autorisering. Hvis du er på Sentraldrift vil vi gjøre dette for deg.

Feilkatalogisering etc

• Poster som mangler tittel (245$a) søkes opp slik: Title_marc_id > 0 and not TI = %

Slett kategorier som ikke er i bruk

Benytt sjansen til å bli kvitt kategorier som ikke er i bruk lenger. Mange har gamle MM1-kategorier og annet som ikke brukes, og de fører bare til støy i MM2 og MM3. Det kan være kategorier som IBEST, BEST, UTLÅN etc. Kategorier kan slettes slik:

1. Start Mikromarc 2 Databaseadministrasjon
2. Velg menyen Modul > Kataloger
3. Marker katalogen du ønsker å slette kategoriene i, og trykk på Kategorier
4. Marker kategorien du skal slette, og trykk på Slett
5. Svar ja til å fjerne kategorien og alle referanser
6. Gå videre til punkt 3 hvis du skal fjerne flere kategorier eller trykk OK for å gå ut av kategoribildet

Hvis en kategori ikke lar seg slette kan du gjøre følgende:

1. Trykk på Endre under punkt 4 over
2. Trykk Blank ut alle
3. Svar ja på eventuelle spørsmål om å fortsette/endre
4. Trykk Lukk, og trykk deretter på Slett en gang til

Slett utlånshistorikk

Det kan lønne seg å slette gammel utlånshistorikk for å få et raskere system. Konverteringen vil også ta kortere tid hvis det er færre data å overføre til Mikromarc 3.

Vi anbefaler å beholde statistikk fra de fire siste årene. Et absolutt minimum er å beholde hele fjoråret pga årsstatistikken som skal leveres til ABM-utvikling. Boken kommer-statistikk bør ikke slettes.

1. Start Mikromarc 2 Databaseadministrasjon
2. Velg menyen Verktøy > Utlånshistorikk > Slett
3. Fyll ut Fra- og Til-feltene med ønsket datointervall
4. Huk evt. av for å ta sikkerhetskopi av slettede poster. I så fall må det velges en fil ved å trukke på Bla...
5. Trykk på Slett

Merk at denne prosessen kan ta lang tid. Den bør kjøres i god tid før sikkerhetskopiering starter.

Prefiks på klasser og enheter

I Mikromarc 3 er det mulig å samle elevene i klasser. En elev vil være medlem av både en klasse og lånergruppe, mens f.eks en låner i et folkebibliotek kun vil være medlem av en lånergruppe. I Mikromarc 2 ble lånergruppen brukt som klasser, og i konverteringen kan dette gjøres om slik at elevene blir medlemmer av riktig klasse og gruppe.

Sjekk at enhetene og lånergruppene har navn som gjør at lånergruppene kan konverteres til klasser på riktig måte:

• Bibliotekenhetene må ha et prefiks
  1. Start Mikromarc 2 Databaseadministrasjon
  2. Velg menyen Modul > Enheter
  3. Marker aktuell enhet i listen som kommer opp
  4. Trykk Endre
  5. Sjekk Enhetskode under fanen Generelt. Den kan f.eks være NNSK
• Lånergruppene må ha et prefiks. Prefikset må være det samme som prefikset på bibliotekenhet over + understrek, f.eks NNSK_
  1. Start Mikromarc 2 Utlån
  2. Velg menyen Modul > Administrasjon
  3. Trykk på knappen Lånergrupper i venstre stolpemeny
  4. Marker ønsket gruppe, og trykk Endre
  5. Gruppenavn endres til f.eks NNSK_1A for gruppe 1A
  6. Trykk OK og gjenta for alle klassene
  7. Sjekk gjerne samtidig at det ikke eksisterer grupper uten Gruppenavn

Lånergrupper som mangler prefiks vil beholdes som rene lånergrupper.

Sjekk opplysninger i base BIBLIOTEK og Mikromarc 2 Databaseadministrasjon

• Mikromarc 2 Databaseadministrasjon
  1. Start Mikromarc 2 Databaseadministrasjon
  2. Velg menyen Modul > Enheter
  3. Marker aktuell enhet i listen som kommer opp
  4. Trykk Endre
  5. På fanen Generelt kan du fylle inn kontonummer på feltet Bankkonto (brukes på erstatningskrav)
  6. Kontroller/fyll inn opplysningene på fanene Postadresse og (besøks)Adresse
  7. På fanen E-post og SMS kan du sjekke feltet E-postadresse for generelle henvendelser
  8. Fyll inn verdier i feltene Nasjonalt biblioteknummer og Bibliotekets passord/pinkode hvis biblioteket er registrert i Nasjonalbibliotekets base BIBLIOTEK
  9. Trykk 'OK og gjenta for evt. andre enheter. Dette er ikke nødvendig for avdelinger.
• base BIBLIOTEK
  1. Gå til base BIBLIOTEK og sjekk at opplysningene smo er registrert om bibliteket ditt er korrekte
  2. Bruk evt retteskjemaet for å korrigere opplysningene

Noter utlånsbetingelser

I Mikromarc 3 er det flere kriterier for utlånsbetingelser enn i Mikromarc 2. MM2-betingelsene vil derfor ikke bli konvertert. Det kan være lurt å notere seg hvordan betingelsene er satt opp i Mikromarc 2, som bakgrunn for å sette opp nye i Mikromarc 3.

Rett før overgangen - meldingsjobber og statistikk

• Meldingsjobber
  Det kan være lurt å kjøre alle typer meldinger før overgangen, så slipper dere å gjøre dette de første dagene dere bruker Mikromarc 3

• Statistikk
  Kjør Mikromarc 2 Statistikkveiviser for inneværende og forrige år. Dette kan være lurt siden det ikke er et 1 til 1 forhold mellom historikken i MM2 og MM3. For inneværende år bør dette gjøres så tett opp til konverteringen som mulig.

Vasking av bibliografiske data og optimalisering av databasen

Bibits tilbyr Vasking mot f.eks BIBBI for å rette opp katalogposter med dårlig kvalitet.

Vi kan også utføre Optimalisering hvor vi sletter gammelt materiale etc.