Format på importfila

Eksport fra eksterne systemer (SATS, IST, etc) for bruk i lånerimport i Mikromarc 2.

Om høsten vil lånerimporter foretas i den rekkefølgen dataene kommer inn.

Tips

• Hvis du skal foreta lånerimport selv anbefaler vi på det sterkeste å lese hjelpeteksten 'Utveksle lånerdata' som du finner under Hjelp i Utlånsmodulen. Du får den også opp ved å trykke F1 mens du står inne på Lånerimport i Utlånsmodulen.

• Hvis du skal foreta importen selv anbefaler vi på det sterkeste å teste med en fil med noen få lånere før du importerer alle.

• For at vi skal kunne overskrive tidligere registrerte lånere med nye fra ei fil må lånerne både finnes begge steder og ha nøyaktig samsvar på en av følgende punkter:

• fødselsnummer
• strekkode/lånekortnummer
• lokal nøkkel
• fødselsdato og navn. Da flere kan ha samme fødselsdato og liknende navn må det være samsvar mellom navnet i lånerregisteret og fila.

Hvis lånerne du har registret på forhånd ikke har noen av disse punktene kan vi ikke overskrive. Vi vil i så fall anbefale å slette alle elever som ikke har lån, før de nye listene importeres.

Format på data i importfila

Her følger hvordan det enkelte felt må være formatert for at det skal fungere i lånerimport. Du trenger IKKE ha med alle feltene i din import, men merk deg det som står om de feltene du ønsker å importere.

Fødselsdato:	Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅÅÅ i Mikromarc - Eksempel: 01.01.1990 Følgende fungerer ikke: 1190 (Når 0 mangler i 01 for januar) 010190 (Denne kan konverteres til rett format i Excel) 01011990 (Denne kan konverteres til rett format i Excel)
Fødselsnummer:	Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 010190223344 Følgende fungerer ikke: 010190 223344 (med mellomrom i midten) 010190 og 223344 i to ulike felt
Navn	Her er det flere muligheter som fungerer: Etternavn, Fornavn Fornavn og etternavn i hvert sitt felt. Fornavn Etternavn (Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt)
Postnummer/poststed	Disse to skal i utgangspunktet stå i hvert sitt felt. Hvis de står i samme felt vil de bli importert sammen inn i ruta for poststed. Hvis dere tenker benytte felles lånekort en gang vil dere i så fall få feilmelding siden postnummeret ikke er plassert på korrekt sted.
Elevnummer i administrasjonssystemet	Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste år, i stedet for eller i tillegg til personnummer. Nummeret importeres da til Local_key, eventuelt som strekkode/lånernummer.
Kjønn	Skal stå som M for han og F for hun
E-post	Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
Mobilnummer	Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder.
Strekkode	Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.

Avhaking på lånere ved import

Følgende kan gjøres, men det blir ikke gjort om du ikke spesifikt ber om det:

Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)

E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.

SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.

Detaljer ved eksport fra administrasjonsprogrammer

• Tegnsett = ANSI
• Hver låner skal bestå av én linje
• Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.

Noen eksempler på oppsett som vil gå greit å importere

Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost

Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no

Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed

Hansen;Hans;1B;01.01.1990;Minvei 56;1414;Minkommune

Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner. Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:

Etternavn, Fornavn	Født	Unikt nummer i adm.systemet	E-post	Mobil	Fødselsnummer	Adresse	Postnummer	Poststed
Hansen, Hans	01.01.1990	1234	meg@her.no	12121212	010190223344	Minvei 1	3333	Minkommune
Hansen, Lise	02.02.1990	1235	deg@her.no		020290334455		4444	Denkommunen
Hansen, Janne	03.03.1990	1236		12121213	030390334455	Minvei 2	3333	Minkommune

(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)