Format på importfila

Eksport fra eksterne systemer (SATS, IST, etc) for bruk i lånerimport i Mikromarc 2.

Tips

Hvis du skal foreta lånerimport selv anbefaler vi på det sterkeste å lese hjelpeteksten 'Utveksle lånerdata' som du finner under Hjelp i Utlånsmodulen. Du får den også opp ved å trykke F1 mens du står inne på Lånerimport i Utlånsmodulen.

Format på data i importfila

Følgende er viktig å merke seg:

Fødselsdato:	Fødselsdatoen følger formelen DD.MM.ÅÅÅÅ i Mikromarc - Eksempel: 01.01.1990 Følgende fungerer ikke: 1190 (Når 0 mangler i 01 for januar) 010190 – denne kan konverteres til rett format i Excel 01011990 - denne kan konverteres til rett format i Excel
Fødselsnummer:	Fødselsnummerte følger formelen DDMMÅÅXXXXX i Mikromarc - Eksempel: 010190223344 Følgende fungerer ikke: 010190 223344 (med mellomrom i midten) 010190 og 223344 i to ulike felt
Navn	Her er det flere muligheter som fungerer: Etternavn, Fornavn Fornavn og etternavn i hvert sitt felt. Fornavn Etternavn (Etternavn og fornavn kan være 253 tegn totalt)
Postnummer/poststed	Disse to skal i utgangspunktet stå i hvert sitt felt. Hvis de står i samme felt vil de bli importert sammen inn i ruta for poststed. Hvis dere tenker benytte felles lånekort en gang vil dere i så fall få feilmelding siden postnummeret ikke er plassert på korrekt sted.
Elevnummer i administrasjonssystemet	Dette nummeret kan det være lurt å legge inn for å ha en unik identifiseringskode neste år, i stedet for eller i tillegg til personnummer.
Kjønn	Skal stå som M for han og F for hun
E-post	Hvis du vil kunne sende ut meldinger til elevene når de skal levere bøkene, eller for å si fra når noe skal hentes.
Mobilnummer	Bør legges inn hvis dere benytter meldingssenter (og har SMS-konto) og vil sende ut SMS til elevene. Eventuelt kan det være greit å ha uansett for å kunne ringe elevene for å gi beskjeder.
Strekkode	Vi kan legge inn strekkode/satsnummer/etc i strekkodefeltet om ønsket. Si i så fall fra hvilken kolonne med nummer som skal dit.

For at vi skal kunne overskrive tidligere registrerte lånere med nye fra ei fil må lånerne både finnes begge steder og ha nøyaktig samsvar på en av følgende punkter:

• fødselsnummer
• strekkode/lånekortnummer
• lokal nøkkel
• fødselsdato og navn. Da flere kan ha samme fødselsdato og liknende navn må det være samsvar mellom navnet i lånerregisteret og fila.

Hvis lånerne du har registret på forhånd ikke har noen av disse punktene kan vi ikke overskrive. Vi vil i så fall anbefale å slette alle elever som ikke har lån, før de nye listene importeres.

Avhaking på lånere ved import

Følgende kan gjøres, men det blir ikke gjort om du ikke spesifikt ber om det:

Sperring: Sperring på elevene vi har importert. (Noen har avtaler elevene må signere før de får låne, og da tar de bort sperringen først når eleven har levert kontrakt.)

E-post: Si fra hvis det skal hakes av på de importerte elevene for at de skal/vil motta e-post.

SMS: Si fra hvis det skal hakes av for at de vil motta SMS. Si samtidig fra om de også skal ha hake for å godta varselmelding og purringer på SMS.

Detaljer ved eksport fra administrasjonsprogrammer

• Tegnsett = ANSI
• Hver låner skal bestå av én linje
• Hvert datafelt er separert. I regneark har du da et datafelt i hver rute. I en tekstfil bør feltene separeres med semikolon; Feltene kan eventuelt være omsluttet av doble anførselstegn. Disse tegnene må ikke inngå i selve dataene.

Noen eksempler på oppsett som vil gå greit å importere

Etternavn,Fornavn;Klasse;Satsnummer;Personnr;Postadresse;Postnummer;Poststed;Strekkode;mobilnr;epost

Hansen, Hans;1B;1766;010190223344;Minvei 56;1414;Minkommune;12345;91009100;meg@adresse.no

Etternavn;Fornavn;Klasse;Født;Postadresse;Postnummer;Poststed

Hansen;Hans;1B;01.01.1990;Minvei 56;1414;Minkommune

Hvis du sitter med et Excel-ark vil semikolonet her representere skillet mellom to kolonner. Eksempel på hvordan det kan se ut i regneark:

Etternavn, Fornavn	Født	Unikt nummer i adm.systemet	E-post	Mobil	Fødselsnummer	Adresse	Postnummer	Poststed
Hansen, Hans	01.01.1990	1234	meg@her.no	12121212	010190223344	Minvei 1	3333	Minkommune
Hansen, Lise	02.02.1990	1235	deg@her.no		020290334455		4444	Denkommunen
Hansen, Janne	03.03.1990	1236		12121213	030390334455	Minvei 2	3333	Minkommune

(De tomme feltene er data som ikke fins på den enkelte elev i administrasjonssystemet.)