Etter oppstart Mikromarc 3

Dette er en oversikt over de viktigste punktene som bør gjennomgås etter at Mikromarc 3 er installert lokalt eller på Mikromarc Sentraldrift.

Før du begynner å bruke systemet bør du ha gått på kurs i bruk av MM3, eller fått tilsvarende opplæring.

Når du gjennomgår punktene under kan det være lurt å ha brukerveiledningen til Mikromarc 3 tilgjengelig, der vil du finne en mer detaljert beskrivelse av hvordan du utfører dette. Du skal ha mottatt et eksemplar av brukerveiledningen. Du finnner den også elektronisk i startmenyen til Mikromarc 3: Trykk på Start > (Alle) Programmer > Mikromarc 3 > Brukerveiledning.

Brukere

Når Mikromarc 3 er installert på sentraldrift er det normalt laget én bibliotekbruker og én selvbetjentbruker for hvert bibliotek. Det kan i tillegg være en fordel å lage en bruker for hver person som skal logge på systemet samtidig. Dette kan være generelle brukere som skranke1, skranke2 og kontor1, eller personlige brukere som legges inn med brukerens navn. Hvis din bibliotekbruker har administratorrettigheter kan du legge inn flere brukere selv. Hvis ditt bibliotek er deltaker i en fellesbase har du som regel kun rettigheter til ditt eget bibliotek. Flere brukere må legges inn i samråd med databasens koordinator.

For hver enhet ligger det også inne en bruker som systemet bruker til websøk, og en som brukes til multiserverklienten (Z39.50). Disse brukerne skal det normalt ikke gjøres endringer på, og de må ikke slettes.

Ved lokal drift er det ikke lagt til selvbetjentbrukere eller bibliotekbrukere. Dette kan databaseadministratoren legge inn.

Brukere lages/endres i modulen Administrasjon > Brukere

Adresser, biblioteknummer, åpningstider og andre innstillinger på det enkelte bibliotek

Det er viktig å legge inn kontaktinformasjon, biblioteknummer, åpningstider etc. Dette brukes på brev, som informasjon i websøk, til statistikk og i kommunikasjon med eksterne tjenester som Nasjonalt lånekort etc.

Dette bør utføres på den enkelte bibliotekenhet:

1. Generelt
   1. Navn skal normalt ikke endres selv. Hvis dette er feil bør du kontakte Bibliotekenes IT-senter for å rette det opp, slik at lisensinformasjonen er korrekt
   2. Velg ABM-skjema
   3. Følg oppskrift for oppsett av Nasjonalt lånekort hvis dette skal brukes
   4. Fjern kryss for Lagre fødselsnummer til personer hvis dette ikke skal gjøres (mest vanlig)
   5. Legg inn Biblioteknummer fra base BIBLIOTEK (www.nb.no/baser/bibliotek)
   6. Legg inn Bibliotek-kode. Det er det samme som biblioteknummeret i forrige punkt
   7. Legg inn Autorisasjonskode

1. Adresser
   1. Fyll inn/kontroller opplysningene under Besøksadresse, Postadresse og Telefon og e-post
   2. Legg inn Hjemmeside hvis biblioteket har dette i tillegg til Websøk
   3. Sjekk at det er fylt inn riktig adresse/URL til ditt nye Mikromarc 3 Websøk. Og oppdater denne adressen på f.eks. egne hjemmesider
2. Åpningstider
   1. Fyll inn riktige åpningstider og eventuelt stengte dager

Dette kan gjøres i modulen Administrasjon > Bibl.enheter

Opprette utlånsbetingelser

Noe av det viktigste å sette opp før du tar systemet i bruk er utlånsbetingelser. I systemet ligger det kun en standardbetingelse, med lånetid 28 dager. Denne utlånstiden kan endres. Du kan i tillegg opprette nye utlånsbetingelser for materiale, lånegrupper eller enheter med avvikende lånetid. Før du legger inn utlånsbetingelser for de ulike materialtypene bør du rydde opp i Utlånstypene, se neste avsnitt.

I en fellesbase er det koordinatoren som bør ta ansvar for å legge inn og endre utlånsbetingelser. Bibits anbefaler at utlånsbetingelsene er felles for alle samarbeidende bibliotek i en fellesbase.

Det bør utvises forsiktighet med å ta i bruk for mange av utvalgskriteriene på tvers av utlånsbetingelsene. Som regel brukes kriteriene Utlånstyper og Lånergrupper. I tillegg kan Marc-felt brukes for aldersgrense på film.

Dette kan gjøres i modulen Utlån > Utl.betingelser

Oppsett av reserveringssamarbeid

Som standard i Mikromarc 3 gjøres reserveringer kun for den enheten du er logget på. Hvis reserveringer skal gjelde for andre enheter i en fellesbase, må det settes opp et reserveringssamarbeid. Hjelp til det finner du i hjelpen for Mikromarc: Åpne hjelpen, velg "Administrasjon" og velg "Bibliotekdetaljer", eller se i brukerveiledningen.

Rydde opp i utlånstyper

Utlånstype er et felt på eksemplaret som kan brukes til å knytte det opp mot en spesifikk utlånsbetingelse. I forbindelse med konvertering fra Mikromarc 2 er det opprettet utlånstyper med grunnlag i generell materialbetegnelse (245$h). Her kan det være mye feil og mangler som det bør det ryddes opp i.

Det er mulig å endre flere utlånstyper samtidig i Alternativer for katalog:

1. Slå sammen de utlånstypene som representerer samme materiale og som skal knyttes opp mot samme utlånsbetingelse.
2. Slett utlånstyper som ikke skal brukes
3. Opprett eventuelt nye utlånstyper, som Dagsutlån og Læremiddel

Dette kan gjøres i modulen Katalog > Katalog. Aktiver alternativene ved å trykke på fastnøkkel-ikonet.

Skrankevalg og utlånsalternativer

Her er det en del innstillinger som bør gjennomgås på de ulike fanekortene:

1. Kvitt. & Følgesedl.
   1. Velg Kvitteringsskriver
   2. Velg mal for Utlånskvittering
   3. Velg mal for Innleveringskvittering
   4. Velg skriver for følgesedler
   5. Velg mal for Følgeseddel for reserveringer
2. Reservering
   1. Velg mal for hentemelding via brev og epost
3. Utlånsmeldinger
   1. Velg Standardmal for purringer per brev
   2. Velg Standardmal for purringer per e-post
   3. Velg Standardspråk for utlånsmeldinger
   4. Kryss av for Gyldige sendemåter for hver meldingstype
4. Priser
   1. Legg inn priser for meldinger
   2. Legg inn Standardbeløp for tapte eks.
   3. Kryss av for Bruk faktisk pris på eksemplaret hvis du ønsker at systemet skal prøve å finne det fra MARC-posten eller eksemplaret
5. Selvbetjent
   1. Vurder om det skal være krysset av for Tillat innlevering

Dette kan gjøres i modulen Utlån > Skranke eller i en annen av modulene under Utlån. Aktiver alternativene ved å trykke på fastnøkkel-ikonet.

Alternativer for fjernlån

Det er viktig at biblioteklisten lastes ned ofte slik at dere har oppdatert informasjon om bibliotekene dere samarbeider med. Det gjør dere under Administrasjon --> Eksterne bibliotek i stolpemenyen.

Innstillinger:

• Gå til Fjernlån --> Innstillinger (fastnøkkel-ikonet). Sjekk fanekortet Fjernlån, her kan låners forfallsdato settes. Se også på fanekortene Priser, Reservering og Kvitt. & Følgesedl.

• Gå deretter til Utlån og Skranke, og klikk F9 Katalogsøk for å ta frem søkebildet. Klikk på knappen Velg bibliotek, og sett opp listen over de bibliotekene du vanligvis vil søke i for å fjernlåne. Denne listen kan endres når som helst senere.

Ellers er det lurt å bruke hjelpefunksjonen (trykk F1 når du står i programmet) slik at du lærer deg bruken av den nye fjernlånsfunksjonaliteten.

Meldingsoppsett - kun kjøre pålogget enhet i fellesbaser

For fellesbaser anbefales det å endre alle meldingsjobbene slik at de kjører Kun pålogget enhet. Da kan alle bruke de samme meldingsjobbene, slik at det ikke er nødvendig å legge inn meldingsjobber for alle.

For de som ikke er i en fellesbase kan meldingsjobbene normalt være som de er.

Dette kan gjøres i modulen Utlån > Utl.meldinger

Grunnleggende innstillinger i Websøk

1. Legg inn bilde av biblioteket
2. Kryss av for aktuelle språk
3. Endre overskrifter og søk for nyhetslister hvis du ønsker noe annet enn "Nyeste titler for voksne", "Nyeste titler for barn" og "Nyeste multimedia"
4. Fjern punkter/knapper som ikke skal vises i venstremenyen

Dette kan gjøres i modulen Administrasjon > Web-konfig.

Last ned biblioteklisten over eksterne bibliotek

Last ned biblioteklisten for å oppdatere bibliotekene fra base BIBLIOTEK

Dette kan gjøres i modulen Administrasjon > Eksterne bibl.

E-post og SMS

Hvis du er på Sentraldrift har du allerede fått en e-postkonto for generelle meldinger og en for utlånsmeldinger fra Mikromarc 3. Ved overgang fra MM2 vil også SMS-kontoen være overført. Hvis du ikke har SMS-konto fra før kan dette bestilles fra vår salgsavdeling.

Det er mulig å legge inn e-post og sms kontoer hvis systemet driftes lokalt. Vi anbefaler at du bestiller hjelp fra Mikromarc brukerstøtte for å få hjelp til å klargjøre systemet for dette og legge inn kontoene.