Ryddefunksjonalitet for tapte eksemplarer

Om du ønsker å rydde i katalogen og fjerne tapte eksemplarer er dette artikkelen for deg. Dette har vært spesielt etterspurt fra skolebibliotekene for å enklere kunne slette elever som har sluttet, men har lån/erstatningskrav knyttet til seg som er for gamle til at de kan kreves inn.

Funksjonaliteten er også fin å ha når man rydder blant f.eks. lærebøker som er utlånt, men som skolen ikke ønsker å få tilbake. Vi tar for oss dette siste punktet først:

Masseendring av eksemplarer på en post fra "Utlånt" til "Tapt utlån"

• Gå til Katalog.
• Søk opp en post der eksemplarer er utlånt og/eller purret, men ikke ønskes innlevert. Dette kan for eksempel være en lærebok som er gått ut på dato.
• Gå til fanekortet F2 Eksemplar
• Rett ovenfor trefflista over eksemplarer ser du noen symboler. Skal du kun rydde i egen enhet/skole, og er i en fellesbase?
  Sørg for at den første er markert: "Vis bare eksemplarer i pålogget enhet og dens avdelinger"
  
  
  
• Klikk i lista over eksemplarer og trykk så Ctrl+A for å merke alle.
• Høyreklikk så i lista over eksemplarer og velg Endre fra menyen som kommer opp. (Hurtigtast: CTRL+E)
• I vinduet som kommer opp velger du Eksemplarstatus: Tapt utlån.
  Om noen av eksemplarene på lista ikke ønskes endret likevel kan du fjerne dem ved å trykke på krysset i enden av den linjen.
  Når du er fornøyd med listen klikker du på Endre eksemplarene.
  
  
  
• Om du ønsker å avbryte endringen kan du nå klikke på "Angre endring".
  Hvis alt ser bra ut avslutter du med Lagre.
  Systemet vil da endre de eksemplarene som har en status som kan masseendres: Utlånt, Purring sendt,etc.
  De som ikke kan masseendres slik får en rød sirkel med et kryss i på slutten av sin linje, mens de som ble endret markeres med en grønn hake.
  
  
  
• Eksemplarene vil nå ha fått status Tapt utlån, som gjør at de havner i meldingsjobben for Erstatningskrav. Du må derfor gå gjennom et steg til for å bli helt kvitt dem:

Massesletting av eksemplarer med eksemplarstatus "Tapt Utlån" i Katalog > Eksemplarer

• Under Katalog > Eksemplarer søker du opp alle eksemplarer ved din enhet med eksemplarstatus "Tapt utlån" og velge en dato på låners forfallsdato.
  
  
  
  
• Klikk i trefflista over eksemplarer og bruk CTRL+A for å velge alle.
• Velg deretter Slett valgte i knapperaden i toppen.
  .
  
  
• Velg så Slett utlån som er helt gitt opp Dette valget er KUN aktivt om du har søkt opp eksamplarene både med eksemplarstatus "Tapt Utlån" OG det er valgt en siste forfallsdato for låners lån. Dette er for å unngå at man ved en feiltagelse sletter eksemplarer som nylig har blitt kjørt erstatningskrav på. Eksemplarene blir satt til eksemplarstatus "Tapt", fjernet fra sin tidligere låner og merket kassert. Gebyrer i forbindelse med eksemplarene blir slettet samtidig.
  
  
  
• Om du ser et eksemplar på lista som du IKKE ønsker å sette til "Tapt utlån" fjerner du den fra lista over eksemplarer som skal endres ved å klikke på krysset på enden av linja om eksemplaret.
• Klikk på Slett eksemplarene over listen med eksemplarer.
• Avslutt med Lagre.

Sletting av enkelteksemplarer med eksemplarstatus "Tapt utlån" fra Låners lån

• Gå til Låners lån.
• Klikk en gang på linja for det eksemplaret som du har gitt opp å få tilbake.
• Klikk på Eks.-detaljer for å få opp eksemplardetaljene.
• Endre status fra "Tapt utlån" til "Tapt". Du får da følgende informasjon: "Hvis du gjennomfører dette, vil du fjerne lånet fra låneren, og miste muligheten til å finne ut hvem som lånte eksemplaret. Alle gebyrer vil også bli nullstilt." Hvis eksemplaret var siste eksemplar på posten vil du også få opp spørsmål om hvorvidt du ønsker å slette (kassere) posten.

---

Relevant artikkel: Sletting av ebøker