Sammenslåing og fellesbaser i Mikromarc 3

Fordeler med fellesbaser i Mikromarc

Ved å gå sammen i en fellesbase drar man nytte av hverandres ressurser. Man deler katalogposter og katalogisering av samme tittel skjer én gang.

Oppsett og innstillinger kan gjøres felles slik at det blir en god og oversiktlig base for alle enhetene.

I fellesbasen kan det meste deles, f.eks. utlånsbetingelser, katalogmaler, meldingsjobber etc.

Selv om man er i en fellesbase tar man fortsatt ut egen statistikk, sender ut egne utlånsmeldinger og har oversikt over egne lånere og eksemplarer.

Samarbeid er en forutsetning for å få fellesbaser til å fungere godt

• Vi anbefaler sterkt å ha en koordinator for fellesbasen, som vi har direkte kontakt med.
• Det kan gjerne settes opp grupper for å avklare funksjoner og bruk i fellesbasen.
• Det er en fordel å lage et regelverk for fellesbasen i et skriftlig dokument.

Hva er felles av moduler og funksjoner?

• Autoritetsregisteret er felles i en Mikromarc-base. Det er ikke mulig å skille mellom autoriteter lagt inn av forskjellige enheter og kataloger. Dette setter krav til avklaring rundt hvor bibliotekene henter poster.
• Bibliotekene deler de samme søkekoder. Alle endringer skjer for alle enhetene samtidig.
• Utlånstypene er felles og man må bli enige om hva som skal være standard

Hva anbefaler vi at man har felles?

• Selv om man kan ha egne kataloger per enhet, vil vi anbefale at de fleste kataloger er felles og så få som mulig. Dette gjør fellesbasen oversiktlig og katalogiseringsarbeidet rasjonaliseres. Posten eies av fellesbasen og hver enhet fører på sine eksemplarer på posten. Søk i egen samling skjer på grunnlag av hvor eksemplarene tilhører.
• Hylleplassering og funksjonen samlinger tilhører den enkelte enhet.
  • Eksemplarene får hylleplasseringer i forhold til oppstillingen i eget biblioteket.
  • Hvis funksjonen samlinger tas i bruk må hver enhet sette opp hvilke samlinger de har, f.eks. magasin.
  • Det er gunstig å samarbeide om hylleplasseringer og samlinger i en fellesbase spesielt med tanke på funksjonen flytende bestand.
• Katalogmaler (maskeposter).
• Eksterne baser bør settes opp som felles standard. Da drar alle nytte av oppsettene som lages og man hindrer forskjellig bruk av poster fra ulike kilder. Dette vil gjøre basen mer konsistent.
• Kategorier kan være felles og vi anbefaler at det er samarbeid om disse. Dette vil være gunstig i forbindelse med utstillinger, prosjekt osv.
• Vi anbefaler felles utlånsbetingelser og at dere har så få betingelser som mulig.
• Brevmaler og meldingsjobber blir ryddigst hvis de er felles. Bibliotekene vil likevel kunne purre bare sine egne lånere.
• Lånergrupper settes opp felles. Det vil si bare en gruppe for ansatte, en gruppe for voksne, elever og så videre. Lånerregisteret er dynamisk styrt slik at ved å velge din enhet får du kun opp dine lånere.
• Innkjøpsmodulen: Felles leverandørregister. Eget budsjett, bestilling og mottak på hver enhet.
• Tidsskrift: Med felles katalog kan overordnet post, utgivelsesplaner og leverandørregister være felles. Abonnement tilhører den enkelte enhet og hver enhet mottar sine egne hefter.
• Det kan lages et felles websøk for hele basen. I tillegg kan den enkelte enhet ha eget websøk dersom de ønsker det. Det kan altså være felles websøk for alle bibliotek i fellesbasen, pluss egne for det enkelte bibliotek. Det kan også lages enhetsgrupper for søk i andre enheters samlinger i fellesbasen.
• Rettigheter må settes opp i fellesskap slik at man er enige om hvem som skal ha mulighet til å gjøre endringer og ulike oppgaver i basen

Det kan være gunstig å rydde i basen i forbindelse med sammenslåing.

Automatisk rydding

• Kasserte poster blir ikke med over.
• Ubrukte utlånstyper blir ikke med over.

Betalt oppdrag som kan utføres om ønskelig

• Vaske basen mot f.eks. BIBBI eller Bokbasen, slik at postene blir best mulig. Detaljer avtales i hvert enkelt tilfelle.
• Sletting av lånere som ikke har vært aktive siden en angitt dato.
• Slette enheter som ikke er i bruk.
• Slette kataloger dere ikke trenger.
• Slette tomme poster.
• Er det andre ting dere lurer på om kan gjøres er det bare å spørre.

Sammenslåing

Det som konverteres/slås sammen er følgende

• Poster og eksemplarer blir med over. Basen med mest fullstendige katalogdata eller flest poster ligger i bunn og velges ved dubletter. Hvis en post har flere ISBN enn en annen post med samme ISBN-nummer, slås ikke postene sammen.
• Utlånstyper for eksemplarer blir med, men det er ingen gjenkjenning. Disse må slås sammen manuelt etterpå.
• Samlinger (kan velge om de vil ha med eller ikke)
• Kategorier (Kan velge om de vil ha med eller ikke)
• Lånere kommer over med lån, historikk, gjeld og reserveringer. Nasjonale lånekort overføres.
• Lånegrupper kommer over, men uten gjenkjenning. Disse må slås sammen manuelt etterpå.
• Fjernlån kommer over, men loggen blir ikke med.
• Statistikk fungerer som den er, dvs. at alle tabellene blir med over.
• Innkjøp: Eksemplarene som er Under innkjøp kommer over i katalogen.

Import av elever (for skoler)

• Vi kan flytte alle elevene fra lånergruppen Elever til Sluttet.
• Hvis elevene ligger inne med nøyaktig likt skrevet navn og fødselsdato som det de har i administrasjonssystemet, og/eller har lokal id eller en strekkode som også fins på den enkelte elev i importfila, kan vi ta lånerimport der de aktive elevene gjenkjennes ut fra dette og flyttes tilbake til Elever og plasseres i klasse ut fra det som står i importfila.
• Vi kan slå sammen dublette lånere med skript som tilpasses for basene.

Hva kan ikke konverteres over fra en base til en annen

• Tidsskriftmodulen blir ikke med over, men tidsskriftene kan konverteres til å vises i katalogen.
• Web-konfigurasjon konverteres ikke og det må eventuelt tas vare på bilder, tekst og annet.
• Brukere blir med for å beholde koblingen til lånere. Rettigheter må settes opp på nytt i ny base.
• Eksterne baser (oppsett for å hente poster). Må settes opp på nytt, men kan kopieres fra en bruker til resten.
• Skrankeinnstillinger må settes opp på nytt.
• Kataloginnstillinger må settes opp på nytt. Kataloger og utlånstyper tas med over.
• Meldingsjobber må settes opp på nytt.
• Brevmaler kommer ikke automatisk, men kan kopieres og importeres manuelt.
• Tidsstyrte oppgaver: Må settes opp på nytt når meldingsjobber er laget i ny base.
• Depot
• Huskeliste for websøk/mobilweb kommer ikke over. Kan eventuelt tipse lånere om å skrive ut eller ta bilde av liste i forkant.
• Utlånsbetingelser må settes opp på nytt.

Sammenslåing av baser fra forskjellige biblioteksystem

• Vi har lang erfaring med sammenslåing av databaser fra ulike system.
• Prosessen avtales i hvert enkelt tilfelle.

Ting bibliotekene som skal slås sammen må vurdere

• Hvem kan/bør fungere som koordinator? Det kan være veldig lurt å ha en, spesielt i tiden rett før og etter sammenslåingen.
• Er det noen gamle klasser, lånergrupper, enheter eller kataloger liggende i basene som burde vært slettet/ikke tatt med?
• Kataloger: skal alt (utenom depot og fjernlån) samles i en felles hovedkatalog? Om skoler er/skal være med i fellesbasen anbefaler vi at de får to egne kataloger: En skolekatalog til det som er til vanlig utlån, og er for lærebøker (årsutlån), både av hensyn til statistikk og utlånsbetingelser.
• Hvilke utlånsbetingelser vil de ha? Sammenlign nåværende praksis hos de som skal slås sammen, og finn ut hva de vil ha etterpå. (Hvor lenge får lånerne låne? Hvor fort purres de? Hvor lenge mellom hver purring? Hvor mange purringer før erstatningskrav? Hvilke trengs utlånsbetingelser er nødvendige i tillegg til standard? 1-ukes lån? 2-ukes lån? Dagslån? Lærebøker med fast forfallsdato?)
• Har bibliotekene gjort noen viktige endringer på maler til utlånsmeldinger, kvitteringer eller følgesedler? Ved behov kan bibliotekene i så fall eksportere hver enkelt ønsket mal til fil før sammenslåingen, og importere dem etterpå i fellesbasen.
• Hvilke rutiner har de ulike bibliotekene for hentemeldinger, påminnelser, purringer og erstatningskrav? Hva er prisene nå, og hva skal prisene være i fellesbasen, for barn og voksne.
• Hva skal foretrekkes av sms og e-post når låneren har hake for å kunne motta begge? Har alle bibliotekene oppsett av sms i dag? Og om noen mangler: skal de bestille det, eller slås folkebibliotekene sammen til ett så de skal benytte samme konto og bare fylle på oftere?
• Hvilke rettigheter skal den enkelte bruker ha? Alt eller noen begrensninger? Egne grupper for superbrukere, bibliotekar, skolebibliotekarbruker, skrankevakt? Av gdpr-hensyn anbefaler vi uansett personlige brukere.
• Hvor vil de hente nye eksterne poster? Bibbi, Bokbasen, bokbasen ekstra?
• Hvis bibliotekene har hentet poster litt forskjellige steder, vil de bestille vasking mot en av de to? (Ved Bibbi og Bokbasen Ekstra må de i så fall ha abonnement)
• Om det skal vaskes, brukes noen lokale emneordsfelter hos noen som de vil beskytte ved vaskingen? (Hos noen? Alle? Bør eventuelt noens slike felter fjernes før sammenslåing/eventuell vasking slik at de IKKE beholdes?)
• Oppsett av reserveringssamarbeid i fellesbasen: skal alle enheter kunne reservere fra alle de andre, og skal de ha noen regler for prioritering av egne lånere? (Akkurat dette kan både settes opp og endres senere)
• Felles websøk og/eller et websøk hver for seg?

Alt dette bør de samle i et felles dokument som alle de involverte bibliotekene har, og som de videreformidler til nyansatte senere.