Utlån av læremidler i Mikromarc 2

I forbindelse med ordningen med utlån av læremidler (skolebøker) for elever i videregående skoler er det fra og med Mikromarc versjon 2.6.2.0 mulig å opprette en egen utlånsbetingelse for læremidler, med en fast forfallsdato. Dermed er det ikke lenger nødvendig å endre forfallsdatoen manuelt ved utlevering av den enkelte bok. Dette krever at læremidlene er registrert med en egen materialtype eller eventuelt på egen avdeling. Det er da viktig å huske å oppdatere datoen i utlånsbetingelsene hvert år før skolestart.

Av statistikkhensyn er det i tillegg lurt å legge lærebøkene som lånes ut på årsbasis i en egen katalog. Det vil gjøre det lettere å ekskludere dem fra statistikken, da disse pr i dag ikke skal telles med.

Egen katalog for læremidler

Hvis det opprettes en egen katalog som heter f.eks. Læremidler og alle læremidlene registreres i denne, er det lettere å holde oversikt over dem. Bibliotek i fellesdatabaser kan dele en slik læremiddelkatalog, men må da registrere læremidlene på sine egne enheter.

Opprette katalog for læremidler

Den nye katalogen opprettes på følgende måte:

1. Start Databaseadministrasjon etter at alle som bruker basen har logget ut.
2. Klikk på Kataloger i menystolpen til venstre.
3. Hvis det er mulig anbefales å ta i bruk en eksisterende (tom) katalog til læremidlene. Eventuelt kan det opprettes en ny katalog til dette formålet (gjøres kun dersom alle eksisterende kataloger allerede er i bruk):
   1. Hvis en av katalogene er ledig, dvs. inneholder 0 titler, markeres denne. Klikk så på Endre på knapperaden øverst i programmet. Under Navn legges inn f.eks. Læremidler og deretter klikkes OK.
   2. Dersom alle eksisterende kataloger inneholder poster fra før, velges Ny på knapperaden øverst i programmet. Legg inn rikig ID (f.eks. 11 dersom det finnes 10 kataloger fra før) og Navn, f.eks. Læremidler, og klikk så på OK.
4. Avslutt Databaseadministrasjon.

Gjøre katalog for læremidler utilgjengelig i Websøk

Læremiddelkatalogen kan gjøres utilgjengelig for Mikromarc 2 Websøk, slik at det ikke er mulig å søke opp materialet i utlånsordningen via Websøk (men fremdeles i både Katalog og Utlån):

1. Start Databaseadministrasjon.
2. Klikk på Brukere og adgangskontroll i menystolpen til venstre.
3. Klikk på Standardgrupper.
4. Markér gruppen Guest og klikk på Endre på knapperaden øverst i programmet.
5. Under Adgang viser listen under Katalog hvilke kataloger Websøk allerede har adgang til.
   1. Hvis læremiddelkatalogen IKKE finnes i denne listen, kan du gå til punkt 6.
   2. Dersom læremiddelkatalogen vises i listen markerer du den og klikker på knappen Fjern adgang.
6. Klikk på Lukk og avslutt Databaseadministrasjon.

Egen materialtype for læremidler

Bruk av en egen materialtype for læremidler gjør det mulig å opprette en egen utlånsbetingelse for læremidlene. Ved å registrerer f.eks. Læremiddel i feltet for generell materialbetegnelse (245??$h) under katalogisering av læremidlene i Katalog, vil denne materialtypen finnes som et valg når det senere legges inn utlånsbetingelsen i Utlån. Det er da viktig at alle læremidler registreres med samme materialtype, slik at det ikke er nødvendig å opprette flere utlånsbetingelser for dem.

Merk: En mulig ulempe er at materialtypen for læremidler vil finnes i nedtrekkslisten for dokumenttype i Websøk, selv om egen katalog for læremidler er gjort utilgjengelig i Websøk (se nedenfor). Dette skyldes at nedtrekkslisten viser alle material-/dokumenttyper som er brukt i databasen, uavhengig av hvilken katalog de ligger i.

Egen enhet for læremidler

Bruk av egen enhet for læremidler er en mulighet som kan brukes for å opprette en egen utlånsbetingelse for læremidlene. For de som planlegger å gå over til Mikromarc 3 med det første anbefaler vi å benytte materialtype (245$h) i stedet.

Opprette ny avdeling for læremidler

1. Start Databaseadministrasjon.
2. Klikk på Enheter i menystolpen til venstre.
3. Markér den enheten som den nye enheten skal opprettes under og klikk på Ny på knapperaden øverst i programmet.
4. Under Navn skrives f.eks. Læremidler.
5. Kryss av for Er en avdeling.
6. Klikk på OK og avslutt Databaseadministrasjon.

Egen utlånsbetingelse for læremidler

Utlånsbetingelsen for læremidler opprettes under modulen Utlån. Gå til Administrasjon og deretter Utlånsbetingelser. Velg Ny og legg inn ønsket betingelse med utgangspunkt i enten materialtype eller enhet om de ligger på egen enhet. Husk å legge inn ønsket fast forfallsdato for kommende skoleår. Denne datoen er viktig å oppdatere før man begynner nytt skoleår!

Læremidler og statistikk

Bestandsstatistikk

Bestandsstatikken for læremidler kan tas ut begrenset på den katalogen eller enheten som inneholder læremidler, eller ved vanlig fordeling på materialtype dersom det fins en slik for læremidler.

Utlånsstatistikk

Du må opprette en egen avdeling for læremidler for å kunne få ut statistikk på utlån av læremidler adskilt fra annet materiale. Statistikkveiviseren i Mikromarc 2 teller utlån fordelt på hvilken enhet du er pålogget, ikke fordelt på hvilken enhet som eier eksemplaret. Det er da viktig at du er logget på avdelingen for læremidler når du låner ut læremidler, og at du er logget på biblioteket som vanlig når du låner ut annet materiale.

Valg av enhet ved pålogging gjøres slik:

1. I innloggingsbildet til Mikromarc 2 bruker du samme database, brukernavn og passord som vanlig.
2. Klikk på knappen Endre enhet.
3. Velg enheten for læremidler eller den enheten du vanligvis bruker, avhengig av hvilket materiale du skal låne ut.
4. Klikk på knappen Logg inn.

Merk: Dersom du er innlogget i andre Mikromarc-programmer enn Utlån på samme maskin, må du avslutte disse programmene før du logger inn på en annen enhet i Utlån. Alle andre Mikromarc-programmer du starter etterpå på samme maskin vil være innlogget på samme enhet.