Utlån av læremidler i Mikromarc 3

I Mikromarc 3 anbefaler vi at lærebøker som skal lånes ut på årsbasis legges i egen katalog og med egen utlånstype. Vi anbefaler ikke å legge dem på egen enhet.

Egen katalog for læremidler

Hvis det opprettes en egen katalog som heter f.eks. Læremidler og alle læremidlene registreres i denne, er det lettere å holde oversikt over dem. Bibliotek i fellesdatabaser kan dele en slik læremiddelkatalog, men må da registrere læremidlene på sine egne enheter. Dette er også viktig av statistikk-hensyn siden årsutlån på lærebøker ikke skal telles med i statistikken til NB (tidligere ABM-statistikk).

Oppretting av ny katalog

For å sette opp ulike innstillinger og alternativer for katalogen må det klikkes på ikonet som ser ut som en fastnøkkel oppe i knapperaden. Klikk deretter på knappen Ny katalog. Da får kommer det opp en ny linje i kataloglisten. Skriv inn navnet på den nye katalogen, f.eks. Læremidler. Merk: For at alle relevante brukere skal få tilgang til den nye katalogen, må er det nødvendig å gå inn på de enkelte brukerne av Mikromarc og krysse av for tilgang til katalogen. (Se mer om dette under 'Brukere og brukergrupper' under Hjelp inne i Mikromarc 3.)

Flytting av gamle poster

En del skolebibliotek har allerede registrert mange lærebøker, men har lagt dem i hovedkatalogen. Det er mulig å flytte dem over i en egen katalog, men det kan være litt tidkrevende om det er mange poster det er snakk om.
Etter å ha opprettet katalogen gjøres følgende:

• Klikk på Trefflisteoppsett i toppmenyen inne i Katalog. Velg Kolonner i nedtrekksmenyen der. Sett hake foran 'Katalog'. Klikk deretter OK for å lagre og gå ut av menyen.
• Under Avgrensninger i søkebildet til Katalog velges hvilke kataloger som skal søkes i. Sett hake foran Læremidler også der.
• Deretter begynner jobben med å flytte poster med eksemplarer over i rett katalog.
• For å sjekke at post og eksemplarer er havnet i ønsket katalog kan de etterpå søkes opp på vanlig måte, og det vises i trefflista hvilken katalog posten er i.

Oppretting av ny utlånstype

Gå inn i Katalog og klikk på ikonet som ser ut som en fastnøkkel oppe i knapperaden. Klikk på fanekortet Utlånstyper Klikk deretter på knappen Ny utlånstype. Da kommer det frem en boks for å fylle ut navnet på den nye utlånstypen. Denne kan for eksempel kalles Læremidler. Klikk OK for å lagre. Denne utlånstypen kan så benyttes ved registrering av eksemplarer når lærebøker legges inn. Dette kan være hensiktsmessig når man vil ha alle lærebøkene i en katalog, men ønsker å skille ut noen eksemplarer til for eksempel dagslån.

Forfallsdato

Det mulig å opprette en egen utlånsbetingelse for læremidler, med en fast forfallsdato. Dette krever at det er mulig å skille dem ut på noe vis - helst ved at de ligger i en egen katalog, men utlånstype eller enhet kan også brukes om nødvendig.

1. Gå til Utlån.
2. Velg Utl.betingelser i venstremenyen. (Mangler den har ikke brukeren rettigheter til dette. Spør noen i din base som har administrasjonsrettigheter.)
3. Første gang velger du det blanke arket oppe i venstre hjørne for å opprette en ny utlånsbetingelse. Ved endringer og oppdateringer klikker du bare på utlånsbetingelsen.
4. Se på hvilke Kriterier du ønsker at denne utlånsbetingelsen skal ha.
5. Se på fanekortet for Betingelser. Sett hake for Fast forfallsdato og velg en hensiktsmessig dato. Husk å endre denne datoen før hvert skoleår!
6. Se over purreintervallet. (Om du ønsker å purre dagen etter forfallsdatoen du har valgt, må du sette 1 purring til å gå ut etter 1 dag. Tenk også over hvor fort etter purringen du vil ha mulighet til å kjøre erstatningskrav.) Husk også at dager biblioteket er stengt ikke vil kunne bli effektuert som forfallsdato, så om du setter fast forfallsdato på en dag du har stengt vil den få første åpne dag etter dette som forfallsdato, og dermed ikke mulighet til å purre før tidligst dagen etter det igjen.
7. Når skolebøkene er innlevert for året: Husk å sette ny fast forfallsdato før du begynner å låne ut neste skoleårs bøker.

For skolebøker og annet som skal tilbake på en bestemt dato kan du opprette en utlånsbetingelse som gir en fast forfallsdato.