Utlån av læremidler i Mikromarc 3

I Mikromarc 3 anbefaler vi at lærebøker som skal lånes ut på årsbasis legges i egen katalog og med egen utlånstype. Vi anbefaler ikke å legge dem på egen enhet.

Egen katalog for læremidler

Hvis det opprettes en egen katalog som heter f.eks. Læremidler og alle læremidlene registreres i denne, er det lettere å holde oversikt over dem. Bibliotek i fellesdatabaser kan dele en slik læremiddelkatalog, men må da registrere læremidlene på sine egne enheter. Dette er også viktig av statistikk-hensyn siden årsutlån på lærebøker ikke skal telles med i statistikken til NB (tidligere ABM-statistikk).

Oppretting av ny katalog

For å sette opp ulike innstillinger og alternativer for katalogen må det klikkes på ikonet som ser ut som en fastnøkkel oppe i knapperaden. Klikk deretter på knappen Ny katalog. Da får kommer det opp en ny linje i kataloglisten. Skriv inn navnet på den nye katalogen, f.eks. Læremidler. Merk: For at alle relevante brukere skal få tilgang til den nye katalogen, må er det nødvendig å gå inn på de enkelte brukerne av Mikromarc og krysse av for tilgang til katalogen. (Se mer om dette under 'Brukere og brukergrupper' under Hjelp inne i Mikromarc 3.)

Flytting av gamle poster

En del skolebibliotek har allerede registrert mange lærebøker, men har lagt dem i hovedkatalogen. Det er mulig å flytte dem over i en egen katalog, men det kan være litt tidkrevende om det er mange poster det er snakk om.
Etter å ha opprettet katalogen gjøres følgende:

• Klikk på Trefflisteoppsett i toppmenyen inne i Katalog. Velg Kolonner i nedtrekksmenyen der. Sett hake foran 'Katalog'. Klikk deretter OK for å lagre og gå ut av menyen.
• Under Avgrensninger i søkebildet til Katalog velges hvilke kataloger som skal søkes i. Sett hake foran Læremidler også der.
• Deretter begynner jobben med å flytte poster med eksemplarer over i rett katalog.
• For å sjekke at post og eksemplarer er havnet i ønsket katalog kan de etterpå søkes opp på vanlig måte, og det vises i trefflista hvilken katalog posten er i.

Oppretting av ny utlånstype

Gå inn i Katalog og klikk på ikonet som ser ut som en fastnøkkel oppe i knapperaden. Klikk på fanekortet Utlånstyper Klikk deretter på knappen Ny utlånstype. Da kommer det frem en boks for å fylle ut navnet på den nye utlånstypen. Denne kan for eksempel kalles Læremidler. Klikk OK for å lagre. Denne utlånstypen kan så benyttes ved registrering av eksemplarer når lærebøker legges inn. Dette kan være hensiktsmessig når man vil ha alle lærebøkene i en katalog, men ønsker å skille ut noen eksemplarer til for eksempel dagslån.

Forfallsdato

Det mulig å opprette en egen utlånsbetingelse for læremidler, med en fast forfallsdato. Dette krever at det er mulig å skille dem ut på noe vis - helst ved at de ligger i en egen katalog, men utlånstype eller enhet kan også brukes om nødvendig. Skolen må forøvrig huske å oppdatere datoen i utlånsbetingelsene hvert år før skolestart!